Unterlagenmanagement im Immobilien-Verkauf
Das Thema „Unterlagen“ wird beim Immobilien-Verkauf häufig halbherzig behandelt. Warum sollte hierauf besonderer Wert gelegt werden?
Inhalt:
1. Unterlagen – Viel wichtiger als häufig gedacht
2. Warum ist ein gutes Unterlagenmanagement so wichtig?
2.1 Grundlage für das Verkaufsexposé
2.2 Vorbereitung auf Investoren-/Käuferfragen
2.3 Schaffung von Vertrauen
2.4 Beschleunigung der Kaufentscheidung
2.5 Beschleunigung der Finanzierungsentscheidung
3. Dateimanagement
3.1 Dateiformate und -bezeichnungen
3.2 Dateiordnung
3.3 Datenaustausch
4. Fazit
1. Unterlagen – Viel wichtiger als häufig gedacht
„Ein paar Unterlagen zusammensuchen und das war´s“, „Erstmal Investor suchen und später um die Unterlagen kümmern“ oder „Das ist doch alles nicht nötig“.
Diese Denkweisen können einen später einholen und sogar den Verkaufserfolg gefährden.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, auf vollständige und gut aufbereitete Unterlagen bereits ganz am Anfang des Verkaufsprozesses besonderen Wert zu legen.
Denn sie sind eine wesentliche Grundlage für die Vorbereitung Ihres Immobilien-Verkaufs.
Aus dem Grund haben wir Ihnen beispielhaft für einen Mehrfamilienhaus-Verkauf (Bestandsimmobilie) eine ausführliche Unterlagen-Checkliste zusammengestellt, die Sie unter dem nachfolgenden Button herunterladen können.
Bitte lassen Sie sich hiervon nicht abschrecken und handeln Sie nach dem Motto
„Je mehr desto besser“.
Wenn Sie einen Makler mit dem Verkauf Ihrer Immobilie beauftragen, nimmt er Ihnen einen großen Teil bei der Unterlagenzusammenstellung und -aufbereitung ab.
Ganz ohne Ihre Unterstützung als Verkäufer geht es allerdings auch dann nicht.
2. Warum ist ein gutes Unterlagenmanagement so wichtig?
Dafür gibt es fünf Gründe:
2.1 Grundlage für das Verkaufsexposé
Die Unterlagen liefern viele Eckdaten und Informationen, die im Verkaufsexposé berücksichtigt werden.
Mit den Unterlagen werden diese für das Verkaufsexposé verifiziert, sodass fehlerhafte Angaben von vornherein vermieden werden können.
Zudem kann frühzeitig festgestellt werden, ob Unterlagen für den Verkauf noch (optisch) aufbereitet werden müssen.
Dies kann beispielsweise bei alten Grundrissunterlagen der Fall sein, die für den Verkauf zwecks präsentabler Optik aufgefrischt oder neu erstellt werden sollten.
Ein anderes Beispiel ist die Aktualisierung und/oder Ergänzung der Mietaufstellung.
2.2 Vorbereitung auf Investoren-/Käuferfragen
Fragen, durchaus auch kritische, können meist als Signal von echtem Kaufinteresse interpretiert werden. Somit sind Fragen von potenziellen Investoren/Käufern etwas sehr Positives.
Mit vollständigen und gut aufbereiteten Unterlagen sind Sie oder Ihr Makler professionell und sicher auf Fragen vorbereitet, die schriftlich, aber auch ad hoc bei Besichtigungen oder Verhandlungen aufgeworfen werden.
2.3 Schaffung von Vertrauen
Bestands-Immobilien werden i.d.R. ohne Haftungsansprüche verkauft, Neubauprojekte bergen z.B. nicht unerhebliche Fertigstellungsrisiken.
Ein transparenter und offener Umgang mit den Unterlagen steigert das Vertrauen potenzieller Investoren/Käufer, da dies den Eindruck bekräftigt, dass man als Verkäufer nichts zu verbergen hat.
2.4 Beschleunigung der Kaufentscheidung
Entscheidungsprozesse werden deutlich beschleunigt, da Investoren/Käufer ihre technische, juristische und wirtschaftliche Ankaufsprüfung (Due Diligence) zu einem großen Teil über die Unterlagen erledigen.
2.5 Beschleunigung der Finanzierungsentscheidung
Viele Investoren/Käufer, auch mit sehr guter Bonität, binden Fremdkapital in die Gesamtfinanzierung ein, um z.B. bei Investmentimmobilien den Leverage-Effekt zur Rentabilitätssteigerung zu nutzen.
Der Kaufvertrag kann i.d.R. dann beurkundet werden, wenn die Finanzierungszusage der Bank oder Sparkasse vorliegt.
Vollständige und gut aufbereitete Unterlagen beschleunigen somit auch erheblich den Kreditentscheidungsprozess.
3. Dateimanagement
Für den Verkaufsprozess sollten die Unterlagen zeitgemäß in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, da Stapel von Papier und Ordnern auch bei Investoren/Käufern, Beratern und Kreditinstituten nicht mehr gern gesehen werden.
3.1 Dateiformate und -bezeichnungen
Ein sehr gut geeignetes Dateiformat ist für die meisten Dokumente PDF, da dieses einen einfachen Datenaustausch ermöglicht.
Für graphische Darstellungen und Fotos, die noch weiterverarbeitet werden (z.B. Fotos für das Verkaufsexposé) empfiehlt sich das Dateiformat JPG.
Dateien sollten so benannt werden, dass direkt auf ihren Inhalt geschlossen werden kann. Automatisch von der jeweiligen Software (z.B. bei der Erstellung von Scans) vergebene anonyme Dateinamen sollten also in jedem Fall umbenannt werden.
3.2 Dateiordnung
Wie Sie der Beispiel-Unterlagen-Checkliste entnehmen können, kommen eine ganze Reihe von Unterlagen zusammen.
Zwecks Übersichtlichkeit ist es empfehlenswert, die Unterlagen thematisch in Dateiordnern zu hinterlegen.
3.3 Datenaustausch
Damit die Unterlagen potenziellen Investoren/Käufern, deren Beratern (z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte) und Kreditinstituten zur Verfügung gestellt werden können, kommen mehrere Wege für den Datenaustausch in Betracht:
- Direkte Zusendung per E-Mail (aufgrund Dateivolumen-Begrenzung ggf. mehrere Mails erforderlich)
- USB-Stick oder CD
- Filehosting- bzw. Clouddienste (z.B. WeTransfer, Dropbox, Google Drive oder OneDrive)
- Sonstige elektronische Datenräume
Achten Sie zum Schutz von persönlichen Daten – auch schon bei der Zusammenstellung der Unterlagen – auf eine Konformität hinsichtlich der DSGVO.
4. Fazit
Auch wenn das Thema Unterlagenmanagement zunächst häufig als lästig und mühsam angesehen wird, sollte dies aus den aufgezeigten Gründen akribisch und frühzeitig angegangen werden.
Der anfängliche Aufwand macht sich im weiteren Verkaufsprozess in jedem Fall „bezahlt“.
istockphoto.com / hansenn